Jak szkolić by było miło i uczestnicy wracali? Co jest warunkiem udanej konferencji?

Z racji zawodu i zainteresowań odbyłam i odbywam szkolenia niezliczone. Kiedyś były one częściowo obowiązkowe (do jednej, potem drugiej specjalizacji, a następnie jeszcze gdy robiłam uprawnienia do wykonywania usg). Teraz jeżdżę tylko tylko na te, które mnie szczególnie interesują. Mogę więc powiedzieć, że jestem całkiem doświadczonym szkolenio-bywalcem 😉 Mam już swoje przyzwyczajenia, nawyki i wymagania.

Artur Jabłoński (spotkanie blox.pl)

Informacje o szkoleniu- mailing

Lubię dostać odpowiednio wcześnie powiadomienie o konferencji, tak, żebym mogła zaplanować sobie pracę, a nie potem nerwowo przekładać robotę na inne dni. Miło też, gdy osoby zgłaszające się wcześniej lub kolejny rok (Dramiński) mają zniżkę. Potem fajnie, gdy organizator kilka razy się przypomni (zanim minie pierwszy termin zapisów i zanim ostatni 😉

Zakwaterowanie, hotel, pokoje

Bardzo mile widziane są sugestie hoteli, gdy sprawa odbywa się daleko od Warszawy, najlepiej, gdy w tym samym miejscu są obrady i jeszcze do tego dla uczestników dają zniżkę 🙂 Niechętnie jeździłam na kursy, gdy zakwaterowanie było “z automatu” w pokojach dwuosobowych- nie zawsze jedziesz ze znajomymi, zresztą, ja wolę mieć święty spokój a nie współlokatora losowo wybranego przez organizatorów. Tak było na roztoczańskich kursach usg. Chyba, że od razu się z kimś umawiam, to wybieramy sobie “dwójkę” z przedstawionej oferty hotelowej.

Dojazd i parkowanie

Dojazd- miło, gdy na stronie wydarzenia jest dokładna mapka z dojazdem, parkingiem, przystankami itp.
Nie wszyscy poruszają się autem, czasem nawet nie ma to sensu ze względu na lokalizację szkolenia, ale warto, by jednak na miejscu była baza parkingowa- nie tylko dla “gości hotelowych”. Na pewnym szkoleniu (MagAn) miejsca parkingowe niby były, ale w strefie płatnego parkowania w centrum Warszawy (Hotel Victoria), gdzie nie dość, że za 10 godzin wyszło niemało, to jeszcze kilkakrotnie musiałam biegać, żeby rozmienić pieniądze i dorzucić wygłodniałemu parkomatowi 🙁 Ważna jest tez informacja jak dotrzeć na miejsce środkami publicznego transportu.

Sala wykładowa- co istotne?

Przede wszystkim wielkość dopasowana do ilości uczestników, oraz takie ustawienie, by wszyscy dobrze widzieli ekran/ekrany na których wyświetlane są materiały. Osobną sprawą jest klimatyzacja/dobra wentylacja na sali (o tym niżej). Jeszcze inny temat, to położenie samej sali. Byłam kiedyś na kursie, gdzie większość czasu przeznaczonego na przerwy spędzaliśmy czekając na windę 😉 Tak się złożyło, że w tym samym czasie w tym samym hotelu (Wisła, Gołębiewski), odbywało się kilka innych dużych szkoleń i windy “przegrzewały się” od nadmiaru pasażerów. Przy tym jeszcze wszyscy mieli przerwy w podobnych godzinach 😉 Na szkoleniu z blogowania zorganizowanym przez Blox.pl było kilka sal, w tym jedna duża, oraz kilka mniejszych, w których tematy się powtarzały, wiec jeśli ktoś nie “załapał się” do jednej, mógł pójść na coś innego i potem wrócić na wybrany temat. Minus był jeden- jeśli ktoś chciał być na wszystkim, to jednak się nie dało 😉

Program konferencji i jego zmiany

Ważne BARDZO! Nikt nie lubi zmian w programie! Najgorzej jest nastawić się na jakiś konkretny wykład, ba nawet specjalnie na niego przyjechać i go przegapić, bo komuś pasowało zmienić program w ostatniej chwili! Wykłady są dla uczestników, nie dla szkolących, bo oni dostają wynagrodzenie za to, by być dla Nas, a nie my dla nich. To już nie te czasy i nie te pieniądze 😉 Kilkakrotnie tak mi się zdarzało, że celowałam na przykład, na wykład o usg tarczycy a w tym czasie omawiano prostatę 🙁 Wiem, że nie zawsze się da trzymać harmonogramu, ale można przecież poinformować- wysłać maila, powiesić na drzwiach sali, itd. W dobie smartfonów to niewielki problem.  Wiadomo powszechnie, że duża ilość uczestników szkoleń, zwłaszcza tych o bardzo szerokiej tematyce, nie pójdzie na wszystko, bo ich to zwyczajnie może nie interesować.

Przerwy między wykładami

Również istotne, by się za bardzo nie “poprzesuwały” bo: patrz wyżej. Poza tym przerwy jednak są potrzebne, nie da się aktywnie słuchać bez chwili odpoczynku, małej herbatki itp W tym czasie warto dobrze przewietrzyć salę, bo duchota, słaba wentylacja sali oraz za silne/słabe ogrzewanie to kolejne błędy. Najgorzej, gdy wszyscy zaczynają ziewać z niedotlenienia 😉

Materiały szkoleniowe- miło je mieć

Lubię je mieć. Im więcej, tym lepiej i nie mam tu na myśli ulotek reklamowych 😉 Na ostatniej konferencji “MagAn” o antiaging było super- trzy dni= trzy skrypty, po jednym na każdy z dni, a w środku- większość slajdów (jakieś 95%, braki mogły wynikać ze zmian dokonanych “w ostatniej chwili”, po wydrukowaniu materiałów). Segregatory z materiałami były zadrukowane jednostronnie, co zapewniało miejsce na ewentualne dopiski. Do tego jeszcze (!) niedawno dostałam pocztą płytki z nagranymi wykładami. Podobny zamysł ma blox.pl- zebrać tematykę i udostępnić wykłady w sieci dla chętnych (również tych, których nie było). Czekam z utęsknieniem 😉
Miło jest także, gdy organizator wydrukuje małe “spisy treści”, co, kiedy, gdzie (jeśli jest kilka sal), którego dnia. Na konferencji “Dramiński” program w formie miniaturowej umieszczony był w rozbudowanej plakietce na szyję- z jednej strony nazwisko itp, z drugiej program. Niezła myśl przy szkoleniach jednodniowych. Dłuższe, mogą nie zmieścić się na takiej plakietce 😉
Wygodne jest również, gdy na drzwiach wejściowych, w windzie, hallu, na drzwiach do sali/sal konferencyjnych można zapoznać się z programem obrad. W tym królował blox.pl 😉 ale reszta MagAn i Dramiński też nie byli źli.

Środki pomocnicze- notesy, długopisy..

Utarło się już, że uczestnicy otrzymują notesy, czy kartki do notatek oraz długopis. Natomiast zachwycił mnie pomysł, by dołączyć również- markery i karteczki klejące. Niewielki koszt, a jakże ułatwiał notatki i korzystanie z materiałów konferencyjnych! “MagAn” rządzi 😉

Przerwy kawowe- robić, nie robić?

To już nie te czasy, żeby oszczędzać na takich sprawach. Jeśli kurs krótki, to wystarczą napoje, ew. drobne przekąski. Ważne, żeby tak były podane, by nie generowały tłumu i “łamania żeber” aby się do nich dostać. Ilość stanowisk powinna być dostosowana do liczby uczestników – wiadomo, że przerwa nie trwa wiecznie i wszyscy chcą spokojnie się posilić. Miło, gdy stanowisko z napojami otwarte jest non stop, a nie tylko w umówionych wcześniej godzinach przerw. Bo i przerwy lubią się trochę przesuwać i uczestnicy czasem muszą wyskoczyć na szybką kawkę, aby nie zasnąć 😉

Toalety.

Zlokalizowane niedaleko sal konferencyjnych i w odpowiedniej ilości. Duża kolejka do przybytku to brak profesjonalizmu organizatorów.

Jedzenie w czasie konferencji

W sytuacji, gdy szkolimy się więcej niż kilka godzin, życie wymusza, by zorganizować uczestnikom obiad/lunch/brunch/kolację… Raz w życiu (sto lat temu) byłam na konferencji z dermatologii estetycznej, gdzie… zabrakło jedzenia! Zamówienie opiewało bowiem na znacznie mniejszą ilość uczestników niż ostatecznie przyjęto zgłoszeń. Nawet nie będę opowiadać, co się działo… Nie jest także przyjemnie, gdy jedzenie jest bez smaku i wyrazu. Kwestia oczywiście ceny kursu. Coś za coś, jak bardzo tanio, to nie będzie smakowicie. Chyba, że organizatorzy znajdą miłego sponsora.

Sponsoring na konferencjach- czy ma sens?

Zdecydowanie tak. Dla mnie nie stanowi to problemu, zwłaszcza, jeśli dzięki temu można będzie taniej zapłacić za szkolenie. Absolutnie nie przeszkadzają mi banery, czy stoiska potencjalnych sponsorów. Reklama jak każda inna. Ponadto na konferencjach jest czas i okazja by zapoznać się rzetelnie z ofertą firm, np. producentów sprzętu medycznego, nawiązać kontakty czy dokonać zakupu – firmy płacą organizatorom za tę możliwość.

Reasumując

Zrobić dobre szkolenie, nie wystarczy wspaniały temat, świetni wykładowcy, ani nawet wór pieniędzy. Koniecznie trzeba myśleć o uczestnikach, ich komforcie i potrzebach. Wtedy każde szkolenie będzie przyjemnością dla uczestników i organizatorów 🙂

I jeszcze jedno słowo na koniec- gdy już przymierzałam się do publikacji tego wpisu, okazało się, że wcale nie jest tak różowo z zachwalanym powyżej MagAn, bo…. kilka dni temu w ogóle odwołali szkolenie, mające odbyć się już w kwietniu! Wszystko ustalone, opłacone, osoby z poza Warszawy opłacili hotele, wiem o co najmniej kilku uczestnikach, którzy specjalnie przekładali inne zobowiązania, żeby uczestniczyć, a tu.. informacja, że przekładają- na październik!

prof M.Dedecjus (Endokrynologia Jahranka)